En la actualidad, el computador lo encontramos en todas las actividades de nuestra vida laboral. El computador se denomina hardware o parte física, es la parte que se puede tocar. Pero para sacarle el máximo beneficio, es indispensable contar con los programas necesarios o software, que es la parte lógica que hace funcionar el computador. 

Para que el computador sea útil, debe contar con los programas apropiados para cada usuario. El software médico representa una importante ayuda y apoyo para el profesional de las ciencias de la salud, la informática médica es un campo demasiado amplio.

Quiero referirme en particular, a la importacia de la informática en el consultorio de odontología. Representa un gran apoyo contar con un software que permita administrar el consultorio odontológico. Un sistema con estas características se denomina "Sistema integrado de información". Puede haber otros tipos de software que tienen otras aplicaciones. Observe las respuestas a las siguientes preguntas:

¿Acaso no se pueden utilizar los programas comerciales como Excel, Access, Word para administrar el consutorio? Claro que se puede, son programas excelentes pero son de propósito general, el usuario debe tener buenos conocimientos de sistemas y hay que dedicarle más tiempo. Por otro lado, un sistema integrado de información, permite ingresar de manera sencilla la información manejada, tiene siempre información actualizada en tiempo real (siempre y cuando se mantenga actualizado). Además, de todas maneras va ser necesario contar con los programas arriba mencionados porque deben realizarse tareas adicionales.

¿Debe contratarse nuevos empleados o reemplazar los existentes? Depende de cada caso en particular, pero en términos generales, para el consultorio odontológico, puede hacerse cargo la misma auxiliar, no hay que contratar a nadie ni despedir empleados existentes, siempre y cuando se comprometan a utilizar el nuevo sistema de información.

¿Qué ventajas me trae contar con un sistema de información como el descrito? Trae organización en el consultorio, permite tener información al instante. Se puede percibir aceptación de parte de los pacientes, que son los clientes de los doctores. A los usuarios del común les gusta ver organización y que se les pueda brindar la información que solicitan de manera ágil. En mi opinión, ya no pueden haber consultorios en que se maneje agenda de pacientes en papel, el paciente lo percibe como atraso, no olviden que estamos en la era de la tecnología y actualmente los computadores han bajado significativamente de precio y cada vez son más veloces y de mejores especificaciones técnicas. El sistema descrito también me imprime la programación de la cita para el paciente, de tal modo que no hay que anotarle al paciente en un papelito la fecha y la hora de la cita, sino que el sistema genera automáticamente un impreso con nombre de odontólogo, nombre de paciente, fecha y hora de la cita.

También actualmente hay que ser competitivos y para alcanzar este objetivo debe ser posible comparar valores entre fechas, semanas, meses. Se puede mirar hacia el pasado como ha sido el comportamiento del trabajo y hacer proyecciones para el futuro.

¿Manejar un sistema como este implica sobrecarga de trabajo? Claro que no, sistematizar las actividades no representa dedicar mucho tiempo adicional, es hacer cambios profundos en las actividades, pero una vez en funcionamiento, un programa libera de tareas tediosas y repetitivas, por ejemplo, elaborar una cotización puede tomar 15 o 20 minutos, de pronto menos si la persona es muy experta, pero generar automáticamente una cotización no toma más de un minuto, piense el ahorro de tiempo que representa si debe elaborar 30 o más cotizaciones al mes.

¿Es muy difícil aprender a utilizar un sistema como este? Claro que no, con una adecuada capacitación, cualquier persona puede manipularlo. Su uso es muy intuitivo.

¿Qué es mejor, comprar una aplicación comercial o desarrollar un programa a la medida? No hay una respuesta absoluta. Las grandes empresas con frecuencia tienen su departamento de sistemas encargado de elaborar los programas para su empresa. Otra posibilidad es que estas organizaciones pueden contratar el desarrollo por parte de personas especializadas. A las empresas pequeñas les resulta más útil comprar programas comerciales que cumplan con sus expectativas.

En términos de costos, es mucho más económico adquirir un programa comercial que desarrollar sus propias aplicaciones. La ventaja de desarrollar sus propias aplicaciones es que se ajustan exactamente a lo que el usuario desea. La ventaja de una aplicación comercial es que ha sido probada para que funcione adecuadamente, además, la puede tener a disposición instantáneamente, mientras que desarrollar sus sistemas puede tomar meses e incluso años.

Otra alternativa interesante para las empresas es contratar el desarrollo de programas pequeños que resuelvan problemas puntuales. Por ejemplo, poder elaborar automáticamente una cotización. Se deben atacar los problemas más críticos desde el punto de vista del manejo de la información. Hay actividades operativas que quitan gran cantidad de tiempo, son repetitivas, que puede ser desarrollada por un computador para que el trabajador se dedique a labores más productivas.

Lo último que quiero mencionar es que para organizar su empresa puede hacer uso de herramientas ofimáticas que contienen hojas de cálculo (como Excel), procesadores de texto (como Word) y otros programas más pero debe contratar una persona que tenga muchos conocimientos en alguna de estas herramientas, no sólo desarrolladas por Microsoft sino que también han sido desarrolladas por la competencia.

¿Qué cambios hay que efectuar cuando se implementa un nuevo sistema de información en la empresa? Un programa de computador no es una solución mágica. Deben capacitarse a los empleados que van a tener que ver con el sistema. Deben definirse claramente los procesos para que se conozcan las obligaciones que deben cumplirse.

¿Si tengo sistematizado mi consultorio se reemplazan las historias clínicas en papel? De ninguna manera, legalmente en Colombia, deben llevarse las historias físicamente en papel y con la firma del paciente. La base de datos llevada por el sistema de información es un medio de comprobación adicional en caso de ser necesario. Lo que hace un sistema integrado de información es permitir la organización de la información en la empresa.

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